저는 디지털 정보를 가지고 있고 그것을 꽤 잘 활용하지만 방대한 양의 데이터를 처리하는 방법을 모르는 회사들을 만났습니다. 그들은 정보가 어디에 있는지, 언제, 어떻게 사용해야 하는지 모르는 것 같습니다. 하지만 모든 것이 어딘가에 있습니다.
확실히 우리는 항상 모든 정보가 필요하지 않습니다. 기업과 기관은 언제 무엇이 필요한지, 그리고 완전히 버리지 않고도 무엇을 치울 수 있는지에 대한 감각이 필요합니다. 이것은 완전히 삭제할 수 있는 정보와는 별개입니다.
이는 고객 조직에서 솔루션 요구 사항을 논의하기 시작할 때의 일반적인 시나리오이며, 일반적으로 문제의 복잡성에 따라 디지털 보관 관리 시스템(DAMS)을 제안합니다. 디지털 보관을 사용하면 더 이상 적극적으로 사용되지 않는 파일을 별도의 저장 장치로 이동할 수 있습니다. 이러한 장기 보관은 향후 참조, 규정 준수, 법률 및 감사 요구 사항과 과거 정보 보존에 도움이 됩니다.
왜 보관이 필요한가?
정보의 수명 주기에서 보관은 마지막 단계이지만 중요한 단계입니다. 특히 기업에서 정보를 저장하는 데는 시간, 노력, 비용 측면에서 비용이 따른다는 데 동의할 것입니다. 따라서 오래된 정보의 측면에서 무엇을 유지하고 무엇을 폐기하는지 규제하는 것이 합리적입니다. 보관이 답입니다.
DAMS에 대한 검증이 더 필요하다면, 원치 않는 정보가 귀중한 저장 공간을 소모하고, 정보 검색 속도를 늦추고, 관련 없는 검색 결과의 수를 증가시킨다는 점을 고려하세요. 이는 끊임없이 증가하는 데이터와 정보의 양을 유지, 마이그레이션 및 분류하는 데 필요한 노력에 추가됩니다.
하지만, 우리는 오래된 정보를 즐겁게 쓰레기로 처리할 수 없습니다. 정보와 관련된 법적, 감사, 참조 및 역사적 측면을 처리하는 동안 정보를 보관하고 쓰레기를 삭제하는 데 좋은 균형이 필요합니다. 이는 보관 관리를 완전히 디지털화된 보관 솔루션과 같은 독점적인 시스템을 필요로 하는 전문화된 기능으로 만듭니다.